Enterprise Architecture Institutionalization and Assessment

A Paper by Hyunkyung Song and Yeong-Tae Song

Salah satu masalah yang dihadapi industri modern saat ini ialah cara menanggulangi perubahan dunia bisnis dan teknologi informasi yang amat pesat. Perkembangan pesat tersebut tidak sesuai dengan rancangan sistem yang tidak dibuat untuk menghadapi perubahan yang begitu cepat. Sistem perusahaan yang tidak dirancang untuk menghadapi perubahan tersebut menjadi tidak efisien menyebabkan berbagai kemungkinan terjadinya masalah.

Permasalahan ketidakefektifan arsitektur TI dalam mengatasi perubahan dunia bisnis yang amat pesat membuat para akademisi dan para praktisi pada industri menjadi tertarik untuk  mempelajari Enterprise architecture. Pembelajaran tersebut terutama bertujuan untuk mengubah enterprise architecture yang ada menjadi efisien dan cerdas. Perubahan tersebut dapat dilakukan dengan melakukan proses institutionalisasi EA ke perusahaan berdasarkan framework EA yang telah ditetapkan dengan baik.

Framework EA membantu organisasi dalam membangun  target-conformant  EA yang bersifat fleksibel, adaptif, dan efisien. EA bertujuan untuk dapat digunakan oleh organisasi dalam menampilkan perencanaan strategis dan pembangunan blueprints dari kondisi organisasi di masa depan. Untuk mendapatkan manfaat Framework EA secara maksimal maka menjadi sangat penting untuk melakukan penilaian seberapa baik implementasi EA pada organisasi telah dilakukan berdasarkan framework EA yang telah diberikan.

EA merupakan sebuah alat yang bagus untuk mengitegrasikan dan melakukan penyesuaian antara teknologi informasi dan tujuan bisnis. Namun, tanpa penanganan yang tepat EA tidak akan memiliki manfaat seperti seharusnya, yang berarti framework EA membutuhkan penyesuaian menurut budaya, peratudan dan prosedur yang dimiliki organisasi tersebut. Proses pengimplementasian EA secara spesifik terhadap organisasi tertentu disebut institutionalisasi.

  

Terdapat lima tahapan dalam proses institutionalisasi EA yaitu

1.     Proses Inisiasi

Tahapan ini membantu memastikan ketentuan awal dari proses keseluruhan, juga untuk memvalidasikan apakah investasi TI memenuhi seluruh kebutuhan dan tujuan bisnis. Tahapan ini memiliki beberapa subproses yaitu:

·         Pertanyaan bisnis

·         Penetapan strategi bisnis dan strategi TI

·         Pembentukan Tim EA

2.     Pendefinisian baseline architecture

Tahapan ini merupakan tahapan pendeskripsian keadaan organisasi saat itu. Pendeskripsian organisasi secara tepat merupakan langkah penting untuk institusionalisasi untuk menentukan pengukuran progres organisasi di masa depan terhadap baseline architecture. Pendeskripsian baseline architecture dilakukan dengan mengidentifikasi hidden asset, gap, dan redudansi dari arsitektur yang berbeda.

        

3.     Pendefinisian target architecture

Tahapan ini mendifinisikan target arsitektur bisnis berdasarkan strategi bisnis organisasi. Target arsitektur ini menegaskan visi operasional bisnis dan teknologi pendukung di masa depan. Dalam pendefinisian target arsitektur diperlukan penyesuaian antara strategi dan baseline architecture.

4.     Perencanaan transisi arsitektur

Tahapan ini mendefinisikan proses transisi dari arsitektur saat ini menjadi EA target. Perencanaan transisi mencakup penilaian terhadap teknologi yang digunakan untuk memastikan teknologi yang ada dapat mendukung kapabilitas yang dibutuhkan oleh target EA di masa mendatang. Penilaian tingkat kematangan teknologi tersebut harus dilakukan untuk mensukseskan implementasi target architecture.

5.     Perencanaan implementasi dan operasi

Perencanaan implementasi arsitektur mencakup pengelolaan sumber daya dan pembangunan sistem EA seperti yang ditunjukan pada gambar berikut.

Tahapan ini selanjutnya dapat dibagi menjadi sekumpulan proyek pembangunan sistem. Stakeholders EA harus terlibat dalam mengumpulkan detail rancangan, pembangunan, dan spesifikasi Enterprise Architecture Management System (EAMS).

Institutionalisasi EA merupakan proses iteratif, incremental dan berkelanjutan. Organisasi harus menjalankan kontinuitastersebut dengan melakukan penilaian terhadap EA. Tujuan utama penilaian EA tersebut ialah untuk mendokumentasikan signifikansi EA untuk para pembuat keputusan dan untuk mengidentifikasi pembangunan yang diperlukan oleh EA tersebut.

Penilaian terhadap elemen dan work products EA perlu dilakukan oleh organisasi. Elemen EA yang memerlukan penilaian tersebut antara lain visi, architecture baseline yang digunakan saat itu, definisi target architecture, analisis gap, strategi transisi, implementasi and pengelolaan. Elemen-elemen ini menjadi pengawas utama dalam penilaian Enterprise Architecture.

Berikut merupakan matriks yang dapat digunakan untuk melakukan penilaian EA berdasarkan elemen-elemen dan empat architectural views -bisnis, data, applikasi, dan teknologi.

Hubungan yang disarankan dapat disesuaikan berdasarkan tampilan arsitektur organisasi.