A new method for Enterprise Architecture Assessment and Decision-making about Improvement or Redesign

A paper by Mehrshid Javanbakht, Maryam Pourkamali, & Mohammad Reza Feizi

Landasan utama dalam arsitektur organisasi terdiri dari dari misi dan tujuan, fungsi dan proses bisnis, informasi, layanan, dan teknologi. Landasan utama ini menjadi bagian yang penting dalam arsitektur organisasi baik pada as-is architecture maupun to-be architecture. As-is architecture merupakan arsitektur organisasi yang telah ada yang digunakan sebagai dasar dalam pencapaian to-be architecture, tujuan arsitektur organisasi yang ingin diterapkan oleh organisasi. Untuk menghubungkan arsitektur organisasi yang telah ada dan arsitektur organisasi yang ingin dicapai  maka dibuatlah perencanaan transisi untuk melakukan perubahan tersebut.

Arsitektur organisasi dapat selalu berubah menjadi lebih baik sehingga to-be architecture merupakan bagian yang selalu ada dalam arsitektur organisasi. Namun, perubahan yang dilakukan memerlukan waktu, biaya, dan menimbulkan resiko yang memungkinkan kegagalan bisnis. Untuk meminimalisasi hal tersebut diperlukan perencanaan yang baik dalam mengubah arsitektur yang telah ada, as-is architecture menjadi to-be architecture.

Perencanaan tersebut mencakup :

• Pengukuran kapasisitas dari kondisi arsitektur yang telah diterapkan berdasarkan misi dan tujuan yang ingin dicapai organisasi
• Cara penentuan keputusan dalam perbaikan arsitektur organisasi ataupun perencanaan ulang arsitektur tersebut.

Pengambilan keputusan yang tidak tepat pada perencanaan dapat menyebabkan waktu dan sumber daya organisasi terbuang sia-sia. Oleh karena itu, diperlukan penentuan aktivitas-aktivitas penting untuk memaksimalkan pemanfaatan waktu yang ada. 

Untuk mengatasi permasalahan dalam transisi as-is architecture menjadi to-be architecture pada organisasi maka Multi-agent architecture diajukan sebagai solusi permasalahan tersebut. Multi-agent architecture menyediakan metode untuk melakukan penilaian kondisi organisasi dan menentukan keputusan yang akurat untuk memperbaiki ataupun melakukan perancangan kembali arsitektur perusahaan berdasarkan misi, tujuan, dan keterbatasan yang dimiliki organisasi.  Multi-agent architecture digunakan untuk meminimalisasi waktu yang digunakan dalam eksekusi metode. Terdapat 4 agen dalam setiap metode yang memiliki tujaun masing-masing. Setiap agen tersebut memiliki sub-agents yaitu : Middleware agent, Rule Comparison agent, Dynamic Analytical agent, Knowledge Discovery dan Management agent.

Tahapan dalam melakukan penilaian dan pembuatan keputusan terdiri dari :

1. Penyesuaian dari reference model- refence model untuk organisasi umum dengan menggunakan studi kasus.

Dengan menggunakan Architecture reference model yang meliputi detail komponen pada keseluruhan sistem, maka klasifikasi informasi organisasi dapat dilakukan dengan lebih mudah berdasarkan beberapa fakta yaitu banyak dan beragamnyanya komponen, analisis komponen tersebut, dan kebutuhan penilaian, prioritas dan urutan dari setiap komponen.

2. Penggunaan layer model untuk mengenali hubungan diantara layer-layer pada arsitektur organisasi.

Layer yang digunakan pada arsitektur organiasasi antara lain layer tujuan, objektif, goal, fungsi, layanan dan teknologi. 

3. Menggunakan pendekatan top-down untuk mempriotisasi implementasi komponen-komponen arsitektur organisasi yang berbeda dan aktivitas-aktivitas terkait.

Setiap komponen pada arsitektur organisasi memiliki keterkaitan, tetapi tidak seluruh komponen tersebut dapat diimplementasikan pada EA dikarenakan keterbatasan dana dan waku yang dibutuhkan untuk komponen tersebut. Oleh karena itu, metode prioritas pembangunan EA menjadi hal yang penting.  Metode prioritas komponen tersebut dilakukan berdasarkan score.

Setiap project memiliki satu atau lebih objektif. Setiap objektif memiliki score yang berbeda-beda dengan jumlah score seluruh objektif bernilai 100. Satu objektif terdapat satu atau lebih goal. Setiap goal memiliki score yang berbeda beda dengan jumlah score seluruh goal bernilai 100. Demikian pula dalam satu goal terdapat satu atau lebih fungsi. Setiap fungsi memiliki score yang berbeda beda dengan jumlah score seluruh fungsi bernilai 100. Begitu pula pada layer layanan dan teknologi. Komponen diurutkan berdasarkan score tertinggi. Semakin tinggi score yang dimiliki, maka akan semakin besar prioritas yang diberikan pada komponen tersebut.

4. Menggunakan pendekatan bottom-up pada penilaian arsitektur organisasi

Bottom-up penilaian arsitektur organisasi dapat dilakukan dengan cara

·         Melakukan penilaian dari hal kecil untuk membangun hal yang besar

·         Melakukan penilaian hanya pada komponen terpilih dengan prioritas yang besar

·         Mulai dari teknologi ke layanan, layanan ke fungsi, fungsi ke goal, goal ke objektif

·         Menentukan persentase misi organiasai yang telah dipenuhi dengan mengacu pada paper detail teknis.

5. Komputerisasi dan kalkulasi terkait biaya dan analisis manfaat

Hal ini dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :

•       Statistical sampling

Dengan menggunakan pengalaman dari proyek sukses sebelumnya dan pengumpulan informasi  stastik dan metode sampling untuk melakukan perhitungan perkiraan standar. Apabila score yang didapatkan pada proyek lebih besar dari standar maka enterprise architecture akan mendapatkan manfaat bila melakukan peningkatan, apabila tidak maka perancangan kembali enterprise architecture lebih direkomenasikan

•       Nearest neighborhood method

Dengan menggunakan strategi “nearest neighborhood” untuk mengimport hasil score dari proyek sukses sebelumnya ke dalam jaringan dan secepatnya mempelajari dan melaporkan kondisi jaringan berdasarkan poin gangguan proyek.

•       TOPSIS method

Metode pengambilan keputusan dengan beberapa indikator yang bekerja berdasarkan jarak proyek terbaik dan proyek terburuk dengan menggunakan matriks bobot yangdinormalisasi. Berdasarkan urutan daftar pilihan proyek maka perbaikan ataupun perancangan kembali enterprise architecture dipilih.

6. Pengambilan keputusan dan memilih antara memperbaiki arsitektur organisasi yang telah ada atau melakukan perancangan kembali arsitektur organisasi tersebut.

Berikut merupakan alat yang dikembangkan untuk melakukan analisis manfaat dengan mengimpelemtasikan metode-metode yang ada :

Tampilan untuk mempresentasikan hasil prioritisasi

Tampilan untuk menampilkan status proyek berdasarkan  “nearest neighborhood” network

Tampilan untuk menampilkan status proyek berdasarkan standar yang didapatkan dari pengumpulan data statistik

Tampilan untuk menampilkan proyek berdasarkan metode TOPSIS